Bulut Santral Kullanmak İçin 5 Kritik Neden

Bulut santral, geleneksel telefon santrallerinin yerini alan, internet tabanlı bir haberleşme altyapısıdır. Günümüz iş dünyasının dijital dönüşümünde rolü büyüktür. Fiziksel donanım bağımlılığını azaltan bu sistem, işletmelerin çağrı yönetimini bulut mimarisi üzerinden daha esnek, daha hızlı ve daha yönetilebilir hâle getirir.  

Sanal santral çözümleri müşteri iletişiminde hız, süreklilik ve kontrol ihtiyacının arttığı iş dünyasında, alternatif bir iletişim yönteminin yanı sıra operasyonel verimliliği destekleyen tamamlayıcı bir altyapı bileşeni hâline gelmiştir. 

Bulut Santral Nedir? Ne İşe Yarar? 

Bulut santral, fiziksel bir santral cihazına ihtiyaç duymadan, santral özelliklerinin internet üzerinden yazılımsal olarak sunulduğu bir iletişim teknolojisidir. Bu sistem, ses trafiğini analog kablolar üzerinden değil IP (İnternet Protokolü) üzerinden taşır. Bu sayede işletmeler, bakım maliyeti yüksek donanımlardan ve karmaşık kablolama süreçlerinden kurtulmaktadır. Yalnızca internet bağlantısı ile profesyonel sanal santral özelliklerini kullanılabilmektedir. 

Netgsm, Türkiye’de bulut santral alanında Netsantral hizmeti ile öne çıkan dijital telekom operatörüdür. Bu hizmet işletmelerin mevcut numaralarını taşıyabildiği veya yeni bir numara ile kısa sürede kullanıma başlayabildiği bir bulut iletişim sistemidir. Böylece firmalar, fiziksel santral yatırımı yapmadan kurumsal çağrı yönetimi deneyimini hızlı şekilde devreye alabilmektedir. 

Bulut santral, işletmelerin çağrılarını tek merkezden yönetmesini, çağrıları departmanlara yönlendirmesini, görüşmeleri kayıt altına almasını ve çağrı performansını raporlamasını sağlar. Ayrıca uzaktan çalışma düzeninde ekiplerin farklı lokasyonlardan aynı santral üzerinden çalışmasına yardımcı olur. 

Bulut Santralin Özellikleri 

Bulut santral sistemlerinin başlıca amacı arama yapmak ve çağrı almaktır. İletişim süreçlerini profesyonel hâle getirmek için geliştirilmiştir. Öne çıkan özellikler şunlardır; 

IVR (Sesli Yanıt Sistemi) 

Arayan müşterilerinizi profesyonel bir karşılama anonsu ile karşılayabilir, çağrıların doğru kişiye ulaşmasını hızlandırmak ve yanlış yönlendirmeyi azaltmak için onları doğru departmana yönlendirebilirsiniz (Örneğin; Satış için 1’i, Destek için 2’yi tuşlayın). 

Çağrı Yönlendirme (Esnek Senaryolar) 

Bulut santral, çağrıları belirli kurallara göre farklı numaralara veya dahili hatlara yönlendirebilir (Örneğin; “İlk 15 saniye satış ekibi çalsın”, “Açılmazsa çağrı destek ekibine düşsün”, “Yoğunluk varsa sıraya alınsın”). 

Zaman Koşulu (Mesai Saatleri Kurgusu) 

Mesai saatleri içinde ve dışında müşteriye “Ulaşılabilir Marka” hissi vermek için farklı yönlendirme senaryoları uygulanabilir (Örneğin; Mesai içinde canlı ekip, mesai dışında sesli mesaj veya farklı numaraya yönlendirme). 

Kuyruk Yönetimi 

Yoğun çağrı anlarında arayanların hatta beklemesini sağlar. Çağrı kaybını azaltmak için bekleme müziği, sıra bilgisi veya otomatik bilgilendirme gibi ek fonksiyonlardan faydalanılabilir. 

Ses Kaydı 

Görüşmelerin kayıt altına alınması kalite kontrol, eğitim süreçleri ve müşteri iletişiminin standardizasyonu açısından büyük avantaj sağlar. Ayrıca anlaşmazlık durumlarında da referans niteliği taşıyabilir (Talep hâlinde kullanılmaktadır.) 

Detaylı Raporlama 

Bulut santral sistemleri, çağrı trafiğini ölçülebilir kılmaktadır. Örneğin; 

• Kaç çağrı geldi? 
• Kaçı cevaplandı / kaçırıldı? 
• En yoğun saatler hangileri? 
• Hangi ekip/hat daha çok çağrı aldı? 

Bu veriler, iletişim performansını iyileştirmek için somut birer zemin sunmaktadır.

Bulut Santralin Avantajları 

Bulut Santral işletmelerde maliyet, hız, esneklik ve yönetilebilirlik açısından ciddi bir dönüşüm yaratmaktadır. İşte bulut santral kullanımının avantajları; 

Maliyet Yönetimi 

Geleneksel santral sistemleri genellikle donanım yatırımı, kurulum, bakım ve teknik servis gibi kalemlerle maliyet oluşturur. Bulut santral yapısında ise bu yük büyük ölçüde azalır. Donanım ihtiyacının düşmesi, işletmelerin başlangıç maliyetlerini kontrol etmesine yardımcı olur. Ayrıca işletmeler büyüdükçe ek donanım satın almak yerine çoğu senaryoda kullanıcı/hat ekleme işlemleri yazılımsal şekilde ilerler. Bu da bütçeyi öngörülebilir kılar. 

Mekân Bağımsızlığı (Mobilite) 

Bulut santral, ofise bağımlılığı azaltır. Bu sistemin tercih sebeplerinden başlıca olanı budur; 

Ekipler: 

• Evden, 
• Sahadan, 
• Farklı şehirlerden ve 
• Hatta farklı ülkelerden aynı santral altyapısını kullanarak çağrı alabilir ve arama yapabilir. 

Bu özellikle; 

• Saha satış ekipleri 
• Uzaktan çalışan müşteri temsilcileri ve  
• Birden fazla şubesi olan firmalar için kritik bir avantajdır. 

Ölçeklenebilirlik 

İşletmelerin iletişim ihtiyacı genel olarak sabit kalmamaktadır. Bir ay 2 kişilik ekip, sonraki ay 12 kişiye çıkabilir. Ya da sezonluk çağrı yoğunluğu artabilir. Yeni kullanıcılar eklemek, dahili hat açmak veya yönlendirme kurgularını değiştirmek geleneksel santrallere göre daha hızlı ilerler. 

Kurulum Hızı 

Geleneksel sistemlerde kurulum cihaz temini, kablolama, teknik ekip planlaması gibi adımlar gerektirebilir. Bulut santral dünyasında ise süreç daha pratik ilerler. Bu da özellikle şu senaryolarda hayat kurtarır; 

• Yeni ofis açılışı 
• Yeni ekip kurulumu 
• Çağrı merkezi büyümesi 
• Acil numara/iletişim altyapısı ihtiyacı vb. 

Yönetilebilir ve Ölçümlenebilir İletişim 

İletişim, birçok şirkette mevcut olsa da ölçümlenememektedir. Bulut santral burada fark yaratmaktadır. Çünkü artık şu parametreleri takip edebilirsiniz; 

• Çağrı performansı 
• Ekip yoğunluğu 
• Kaçan çağrı oranı 
• Müşteri bekleme süresi 
• Yanıtlanma hızı 

Bulut Santral Hizmetinde Netgsm Farkı 

Bulut santral hizmetinde Netgsm, yalnızca santral sunan bir yapıdan ötedir. İşletmelerin iletişim süreçlerini daha pratik yönetmesine yardımcı olan çözümler sunar. Netsantral hizmeti, işletmelerin kurumsal çağrı yönetimini daha hızlı devreye almasına ve iletişim süreçlerini tek panel üzerinden yönetmesine olanak tanır. Ayrıca işletmelerin ihtiyaçlarına göre; 

• Çağrı yönlendirme kurguları, 
• Departman bazlı senaryolar, 
• Çalışma saatleri planlamaları, 
• Raporlama ve çağrı yönetimi gibi kritik adımlar daha sistemli şekilde kurgulanabilir. 

Eğer işletmeniz daha hızlı kurulum, daha esnek yönetim ve daha profesyonel çağrı süreçleri hedefliyorsa bulut santral, güçlü bir adım olacaktır. 

Sıkça Sorulan Sorular 

Bulut santral kullanmanın en önemli avantajı nedir? 

En önemli avantajı, fiziksel santral donanımı olmadan internet üzerinden çağrı yönetimi sunmasıdır. Bu sayede kurulum ve yönetim daha hızlı, sistem daha esnek olur. 

Bulut santral ile fiziksel santral arasındaki fark nedir? 

Fiziksel santral genellikle ofiste kurulu cihazlara dayanır. Bulut santral ise internet üzerinden çalışır ve santral fonksiyonları yazılımsal olarak sunulur. 

Bulut santral uzaktan çalışmaya uygun mu? 

Evet. Bulut santral internet üzerinden erişilebilir olduğu için uzaktan çalışan ekipler aynı santral altyapısıyla çağrı yönetebilir. 

Bulut santral küçük işletmeler için uygun mu? 

Uygundur. Özellikle düşük donanım ihtiyacı ve esnek kullanım yapısı sayesinde küçük işletmeler için de avantajlı bir çözümdür. 

Bulut santral güvenli mi? 

Bulut santral sistemlerinde güvenlik sağlayıcının altyapısı, erişim yetkileri ve yönetim politikalarıyla sağlanır. İşletmelerin güçlü şifre politikaları ve yetkilendirme düzeni kurması da önemlidir.