Müşteri desteği için aradığınız bütün işletmelerin çağrı merkezi görüşmelerinizi hatırlayınız. Büyük ihtimalle uzun süreli, sıkıcı ve kafa karıştırıcı metinlere maruz kaldınız ve gerçekten operatöre bağlandığınız zaman büyük ihtimalle hayal kırıklığına uğramıştınız.
Bizi yanlış anlamayın! IVR (Robot operatör) sistemi bir çok işletme ve çağrı merkezi için müşterinin deneyiminin önemli bir parçasıdır fakat problem şu ki bir çok şirket otomatik karşılamaları ve metinleri müşterinin ihtiyaçları doğrultusunda nasıl gerçekleştireceğini bilmiyor!
Bu hızlı ve kolay kılavuzda, müşteri dostu IVR oluşturup ve mümkün olan en kısa sürede çağrıları doğru çalışana yönlendirme için en iyi tavsiyelerimizi sunacağız.
Az ve Öz Olun
Önceden kaydedilmiş IVR metninizin ne kadar yararlı olduğunu düşünürseniz düşünün, arayanların hiç bir karışık seçenek arasında kaybolmak istemez (büyük çoğunluğu problemleriyle alakalı olmayacaktır).
IVR sisteminizi kurarken, müşterinizi gerçekten neyi bilmesi gerektiğinin planını yapın ve mesajlarınızı mümkün olduğunca kısa ve öz tutun.
Dili Basit Tutun
Aynı zamanda IVR’da kullandığınız dilin farkında olun. Arayan herkes sorulan soruları ve verilen bilgileri anlayabilir olmalıdır. Eğer müşteri metinleri anlamazsa bu kafa karışıklığına ve büyük ihtimalle yanlış yönlendirmeye yol açacaktır.
Dost canlısı ve bilgilendirici karşılamanız olsun
İşletmenizi veya çağrı merkezinizi müşteri aradığında, ilk izlenimi IVR sisteminizde duyduğu mesaj olacaktır. Bu sebepten dolayı karşılamanız dost canlısı ama bilgilendirici olmalıdır. Bu şekilde müşterileriniz, şirket hakkında metinde ilerlemeden bilgi sahibi olacaktır. Ama unutmayın: bilgi verici karşılama uzun olmamalıdır. İlk karşılamaları kısa ve eğlenceli tutun!
Sistemi Test Edin
IVR sisteminizin kullanıcı dostu olması için uygun olarak kurulmuş olması gerekmektedir. Eğer çağrılar yanlış yönlendirilir veya cevapsız kalırsa, müşteri için büyük başarısızlık olur.
Telefon numaranızı arayın ve başarılı kurulum için müşteri gibi test edin. Aynı zamanda IVR sisteminiz üzerinde bir test de öneriyoruz, diğer departmanlardaki çalışanlarınızdan müşteri destek hattını arayıp, bu süreçte bir problem veya zorlukla karşılaşıp karşılaşmadıklarını sorun. Bu geri bildirimleri IVR sisteminiz ve mesajlarınızı optimize etmek için kullanabilirsiniz.
Arayanlara Geçebilme (bypass) İmkanı Verin
Bazı arayanların bütün IVR metini dinlemek için vakti olmayabilir veya bu metinlerde ilerlerken sorunlarla karşılaşabilirler. Bundan dolayı, arayanlarınız sistemi geçerek beklemek için sıraya girmesi seçeneğini vermek iyi bir fikirdir. IVR sisteminizin sadece arayanlar için değil sizin için de müşteri dostu olarak kurulması oldukça önemlidir! Unutmayın, etkili bir IVR, üretkenliği ve müşteri memnuniyetini artıracaktır. Sisteminizin başarısı için yukarıdaki önerileri uygulayın.
Profesyonel Ses Kaydı
IVR sisteminizde yer alan seslendirmenin stüdyo kaydı olması kurumsal kimliğinize katkıda bulunacaktır. Ses kaydında arka plandan ses gelmesi veya müşterinizin robot operatörde farklı sesler duyması memnuniyetsizliğe yol açacaktır.
İsterseniz 29 TL değerinde Profesyonel Ses Kaydına hemen sahip olabilirsiniz.
Netgsm, 6-12 ve 24 aylık Sanal Santral paketlerinde ve IP Santral ürününde ücretsiz olarak profesyonel stüdyo kayıtlarını kullanmaktadır.
